A tarefa de organizar um evento é bastante trabalhosa e de alta responsabilidade. São semanas e até meses de planejamento para uma data especial, na qual tudo deve sair como o esperado. É claro que imprevistos acontecem e, nem sempre, podemos prevê-los com antecedência, mas quanto mais bem preparada e estruturada a equipe estiver, maiores são as chances de o evento ser um sucesso.

Para ajudar na organização do evento corporativo, separamos 4 dicas, são elas:

1. Defina o tema do evento (qual o motivo do encontro e seus objetivos) e o número de pessoas convidadas
2. Escolha o local, data e horário
3. Orçamento disponível para a realização do evento
4. Pense na programação e conteúdo

Bora conferir como fazer cada uma dessas dicas na prática!

Defina o tema e o número de convidados

Definir o número de convidados para um evento corporativo pode ser um desafio, mas algumas práticas podem ajudar a tornar esse processo mais gerenciável:

Para começar você precisa refletir sobre o propósito do evento. Se for um treinamento ou workshop, um grupo menor pode ser mais efetivo. Para celebrações ou networking, um número maior pode ser adequado. 

Outro ponto é determinar quem são os participantes essenciais – como executivos, clientes importantes, ou palestrantes. Isso ajuda a garantir que todas as partes vitais estejam presentes. Faça uma lista, digital ou manual, e coloque as pessoas que não podem ficar de fora do evento. Se eventos similares foram realizados anteriormente, analise o feedback para entender qual foi o tamanho ideal de público naquelas ocasiões.

Agora, se o objetivo do evento é promover networking, um número maior pode ser mais benéfico, porque permite que as pessoas consigam conversar umas com as outras. Já para interações mais profundas, um grupo menor pode ser melhor.

Ao enviar convites, inclua a opção de confirmação de presença. Isso ajudará a estimar o número de participantes. Esteja preparado para ajustar o número de convidados em caso de cancelamentos ou adições de última hora.

Escolha o local, data e horário

Antes de tudo, considere o tipo de evento que está organizando. Seja um seminário, workshop, conferência, ou celebração, o tipo de evento influenciará na escolha do local. Por exemplo, um workshop pode requerer um espaço com instalações tecnológicas adequadas, enquanto um jantar de gala exige um ambiente mais sofisticado.

Ópera Arte é o local perfeito para o seu evento corporativo. Com capacidade para até 700 convidados em 290 m2, nosso espaço é excelente tanto para grandes eventos como para um evento mais reservado. Contamos também com área externa e interna, com uma natureza exuberante, possibilitando realizar seu aniversário tanto em dias ensolarados como em dias chuvosos, sem se preocupar em ficar à mercê do clima. 

Data do evento

Seja flexível com as datas se possível. Algumas datas são mais procuradas e, portanto, mais caras. Considere a época do ano e evite datas próximas a feriados ou eventos importantes que possam impedir ou dificultar a ida dos convidados. 

Outro coisa que deve ser feita é verificar se o local oferece a infraestrutura técnica necessária, como equipamento de áudio e vídeo, conexão Wi-Fi estável e outros recursos tecnológicos. Também é válido conferir quais os serviços adicionais que o local oferece, como catering, decoração, e apoio técnico. Esses serviços podem simplificar o planejamento e a execução do evento.

Horário do Evento 

Se for possível, procure um horário que seja conveniente para a maioria dos convidados. Para eventos durante a semana, considere o horário comercial padrão (9:00 – 17h). Para eventos de networking ou sociais, o final da tarde ou início da noite pode ser mais apropriado porque dá tempo das pessoas saírem do trabalho e se deslocar até o evento.

Outra sugestão muito importante é sempre que possível, visite o local antes de tomar a decisão final. Isso lhe dará uma ideia melhor do espaço, da atmosfera e de como seu evento pode se encaixar ali.

Orçamento disponível para a realização do evento

Estabeleça um orçamento claro. Isso irá restringir suas opções e ajudar a focar em locais que oferecem o melhor valor de investimento. Certifique-se de que o local escolhido possa acomodar confortavelmente o número esperado de convidados e que tenha um layout adequado para as atividades planejadas.

Pense na programação e conteúdo

Esse é o ponto alto do evento, o conteúdo oferecido nele. Os convidados devem ter uma experiência que seja ao mesmo tempo educativa e inspiradora, incentivando o networking e o desenvolvimento profissional. Veja alguns exemplos de conteúdos que você pode colocar no seu evento.

1. Um workshop sobre “Liderança e Gestão de Equipes” pode oferecer insights práticos sobre estratégias de liderança eficazes, resolução de conflitos e técnicas de motivação de equipe.
2. Um workshop sobre “Inovação e Pensamento Criativo”, incentivando os participantes a pensar fora da caixa e a aplicar técnicas criativas na resolução de problemas em seus ambientes de trabalho.
3. Painéis de discussão com especialistas da indústria. Por exemplo, um painel sobre “Tendências Futuras na Tecnologia” com líderes do setor de tecnologia discutindo as últimas inovações e como elas impactarão diferentes indústrias. 

Esses são apenas alguns exemplos que ilustram como um evento corporativo pode ser enriquecido com conteúdos educativos e proporcionar aos participantes uma experiência valiosa. 

Conclusão

Por fim, a chave para um evento corporativo de sucesso é a boa preparação e a flexibilidade. Estar pronto para lidar com imprevistos e fazer ajustes de última hora pode ser tão crucial quanto o planejamento inicial. Com essas estratégias em mente, você está bem preparado para criar um evento que não vai superar as expectativas dos participantes.